Ved flere anledninger og senest i NRK Brennpunkt den 25. april, gir ansatte i departementer som skal inn i det nye regjeringskvartalet uttrykk for sin frustrasjon over hvordan planleggingen av de nye arbeidsplassene i det nye regjeringskvartalet har vært gjennomført frem til etablering av det nye kontorkonsept som skal gjelde i fremtiden. Særlig fremhever de brukernes opplevelse av å ikke bli hørt.
Brukerne av kontorløsningene er ofte spesialister på hvordan de best løser arbeidsoppgavene sine i dagens situasjon. Deres referanser for hvordan deres arbeidsplass best organiseres baserer seg på erfaringer de har gjort seg og preferanser for kjente og utprøvde løsninger. Dersom hensikten med brukermedvirkningen og målsettingen med kontorutviklingsarbeidet er uklare, forblir dagens erfaringer styrende både for hvilke problemstillinger som undersøkes, og nivået på beslutninger som vedtas. Fokus på problemstillingene blir gjerne svært nærsynte, og problemstillinger som dominerer arbeidet handler stort sett om ergonomiske tilpassinger av arbeidsbord og stoler, og behovet for å skjerme seg selv mot sine kollegaers annerledeshet og uvaner.
«Det er en forestilling om at arbeidsplassutformingen skal styre måten å jobbe på, i stedet for å ta utgangspunkt i hvordan vi jobber», kan ansatte ofte mene. I en omstillingsprosess, som et kontorutviklingsprosjekt er, behøves et fremtidsblikk for å kunne mene noe om hvordan rammene rundt arbeidssituasjonen skal legges til rette for at en i fremtiden skal oppleve en optimal arbeidshverdag.
Økt samhandling er ofte en ønsket effekt av f eks «aktivtetsbaserte kontorløsninger». Men det nok å overvurdere den fysiske kontorløsningen om en tror at den alene vil endre på arbeidsmåten. Vi skal samhandle, men hvordan gjør vi det? Det er nødvendig med et bredt utvalg av virkemidler for å innfri forventningene om økt eller bedre samhandling. Selvsagt er de fysiske løsninger avgjørende, men i tillegg trengs det ofte metoder for å endre på måten vi deler kunnskap og løser oppgaver på. Vi skal heller ikke undervurdere betydningen av å bruke begreper, ord og uttrykk som bedre beskriver soner og rom som enn f eks cellekontor og sosial sone.
En god brukermedvirkningsprosess må beskrive og forelå løsninger på et bredere spekter av definerte problemstillinger og eller utfordringer enn bare den fysiske løsningen.
Hva kan gå galt slik at det blir brukerforviklinger i stedet for en prosess med god brukermedvirkning? Utydelige rammer og uavklarte gjensidige forventninger kan gi seg uttrykk i «å ikke bli hørt», «mangel på medbestemmelse», ofte uriktige beskrivelser av antatte negative konsekvenser for ansatte og arbeidsmiljø og virksomheten. Det er nødvendig med respekt for den usikkerhet som brukere kan ha. En god prosess er krevende og nødvendig. Rådgivere som er inne i kontorprosjekter må definere, forstå og ta de utfordringer som kreves for å skape en god brukerprosess.
For at brukermedvirkningsprosesser skal bidra konstruktivt i et kontorutviklingsprosjekt, må premissene og rammene for beslutningsprosessen være definert og omforent før oppstart, altså avklare forventninger til hva medvirkningen skal omfatte og hva som skal være resultatet av medvirkningen. Brukere må oppleve at de er en del av en forutsigbar beslutningsprosess hvor de kan oppleve trygghet rundt problemstillinger og beslutninger de bidrar til å utvikle, og foreslår løsninger til. Det er ledelsen sitt ansvar er å skape den forutsigbarhet som må prege en god brukermedvirkningsprosess.. Alle aktører i prosessen må oppleve faktisk delaktighet innenfor på forhånd avtalte rammer. Da kan det bli brukermedvirkning og ikke brukerforvikling
Henrik Carstens
Seniorrådgiver arbeidsplasstrategi i Totalrefom as