I Morgenbladet nr 49 9-15 desember uttrykker Bjørn Halvorsen frustrasjon over hvordan planleggingen av de nye arbeidsplassene i det nye regjeringskvartalet har forløpet frem til etablering av programmet for kontorkonsept som nå er ute til høring. Særlig fremhever han opplevelsen av å ikke bli hørt som representant for brukerne. Interiørarkitekt Mari Skogland nikker gjenkjennende til kritikken, men stiller indirekte spørsmål ved brukermedvirkningsprosessenes relevans slik de gjennomføres for tiden.
Brukerne av kontorløsningene er ofte spesialister på hvordan de best løser arbeidsoppgavene sine i dagens situasjon. Deres referanser for hvordan deres arbeidsplass best organiseres springer ut av tidligere erfaringer de har gjort seg, og preferanser for kjente og utprøvde løsninger. Dersom hensikten med brukermedvirkningen og målsettingen med arbeidet i utviklingsarbeidet er uklare, forblir dagens erfaringer styrende både for hvilke problemstillinger som undersøkes, og nivået på beslutninger som vedtas. Fokus på problemstillingene blir gjerne svært nærsynte, og problemstillinger som dominerer arbeidet handler stort sett om ergonomiske tilpassinger av arbeidsbord og stoler, og behovet for å skjerme seg selv mot sine kollegaers annerledeshet og uvaner.
«Det er en forestilling om at arbeidsplassutformingen skal styre måten å jobbe på, i stedet for å ta utgangspunkt i hvordan vi jobber» sier Bjørn Halvorsen. Noen av oss er typiske teamarbeidere eller nettverksbyggere andre foretrekker å jobbe i fred og ro og kalles ofte for utredere.
I en omstillingsprosess i organisasjonen behøves et fremtidsblikk for å kunne forutse hvordan rammene rundt arbeidssituasjonen skal legges til rette for at de opplever en optimal arbeidshverdag. Økt samhandling er ofte en ønsket effekt av f eks «aktivtetsbaserte kontorløsninger». Men det nok å overvurdere den fysiske kontorløsningen om en tror at den alene vil endre på arbeidsmåten.
Vi skal samhandle, men hvordan gjør vi det? Det er nødvendig med et bredt utvalg av virkemidler for å innfri forventningen om økt eller bedre samhandling. Selvsagt er de fysiske løsninger avgjørende, men i tillegg trengs det ofte metoder for å endre på måten vi deler kunnskap og løser oppgaver på. Vi skal heller ikke undervurdere betydningen av å bruke begreper ord og uttrykk som bedre beskriver soner og rom som enn f eks cellekontor og sosial sone.
En god brukermedvirkingprosess må beskrive og forelå løsninger på et bredere spekter av definerte problemstillinger eller utfordringer enn bare den fysiske løsningen.
Hva kan gå galt slik at det blir brukerforviklinger i stedet for en prosess med god brukermedvirkning? Utydelige rammer og uavklarte gjensidige forventninger kan gi seg uttrykk i «å ikke bli hørt», «mangel på medbestemmelse», ofte uriktige beskrivelser av antatte negative konsekvenser for ansatte og arbeidsmiljø og virksomheten. Det er nødvendig med respekt for den usikkerhet som brukere kan ha. En god prosess er krevende og nødvendig. Arkitekter som er inne i kontorprosjekter må definere, forstå og ta de utfordringer som kreves for å skape en god brukerproesess.
For at brukermedvirkningsprosesser skal bidra konstruktivt i en endringsprosess må premissene for og rammene for prosessen være definert og omforent før oppstart, altså avklare forventninger til hva som skal være resultatet av medvirkningen. Brukere må oppleve at de er en del av en forutsigbar beslutningsprosess hvor de kan oppleve trygghet rundt problemstillinger og beslutninger de bidrar til å utvikle, og foreslår løsninger til.
Ledelsens ansvar er å skape den forutsigbarhet som må prege en god brukermedvirkningsprosess. Det innebærer å avklare omfanget av brukernes medvirkning, hvilke premisser som gjelder, hvem som tar hvilke beslutninger og hva som skal besluttes i løpet av prosessen. Alle aktører i prosessen må oppleve faktisk delaktighet innenfor på forhånd avtalte rammer. Da kan det bli brukermedvikning og ikke brukerforvikling
Margrethe Hopmo og Henrik Carstens